Задача
Компания работает с фрилансерами (дизайнеры, конструкторы и т.п.). Взаимодействие с фрилансерами осуществляет менеджер проекта (выдает задания, оценивает результат, отвечает за качество работ и сроки исполнения).
Требуется
Для удобства работы с проектом нужно:
-отображать дизайнера-фрилансера в EXPOOffice в качестве ответственного за этап
-отображать дизайнера-фрилансера в календаре проектов (рядом с менеджером, чтобы было видно, кто рисовал проект)
-иметь возможность фильтровать проекты по конкретному дизайнеру-фрилансеру
Ограничения
Количество приобретенных лицензий не позволяет создавать новых пользователей EXPOOffice.
Решение
Для каждого фрилансера создать виртуального пользователя.
Данное решение позволяет использовать виртуального пользователя в качестве ответственного за этап, однако визировать этап может только менеджер проекта, поскольку виртуальный пользователь не имеет возможности входа в EXPOOffice.
Последовательность действий
Создать виртуального пользователя
Меню:
«Настройки» - «Пользователи»
Создать члена команды «Дизайнер»
Меню:
«Настройки» - «Шаблоны проектов» - «Команда проектов»
После (или в процессе) создания добавить виртуального пользователя в список пользователей, имеющих право выступать в качестве члена команды «Дизайнер».
Если требуется показывать дизайнера в списке проектов и календаре, то нужно отметить соответствующее свойство:
Добавить члена команды в шаблон проекта
Меню:
«Настройки» - «Шаблоны проектов» - «Шаблоны проектов (процессы)» - Редактирование свойств процесса
Настроить в шаблоне этапа ответственным за этап «Дизайн» члена команды «Дизайнер»
Меню:
«Настройки» - «Шаблоны этапов» - [выбрать этап «Дизайн»] - Редактирование свойств шаблона этапа
Результат
Отображение проекта в списке проектов показывает, что дизайнером является Иванов Сергей.
Календарь проектов показывает, что дизайнером является Иванов Сергей.
В календаре проектов можно фильтровать проекты по дизайнеру:
В управлении проектом в этапе «Дизайн» фрилансер является ответственным за этап, однако визирование этапа осуществляет менеджер проекта, поскольку менеджер проекта взаимодействует с фрилансером, а фрилансер не имеет доступа к EXPOOffice.
i Менеджер проекта будет иметь возможность завизировать этап, только если он включен в список пользователей виртуального пользователя «Иванов Сергей (дизайнер)» (до версии 1247 включительно):
Начиная с версии 1248 в настройках шаблона этапа появилась дополнительная настройка «Разрешить менеджеру проекта визировать этап не будучи ответственным за этап». Данная настройка позволяет завизировать этап менеджером проекта вместо фрилансера без включения менеджера в список виртуального пользователя.
Заключение
Использование виртуальных пользователей для работы с фрилансерами позволяет улучшить информационную функцию EXPOOffice, не используя дополнительных лицензий.