Цель
В рамках проекта спланировать подготовку проектной документации, назначить исполнителей, отслеживать фактическое время подготовки документации и определить задержки относительно планового окончания каждого раздела документации.
Глоссарий
План по договору
Подневный план создания разделов документа, где для каждого раздела указывается дата начала работы с документом и дата окончания работы с документом, в соответствии с договором на создание документации, заключенным с заказчиком. Может быть отключен, если компания использует только фактическое планирование.
Фактический план
Подневный план создания разделов документа, где для каждого раздела указывается дата начала работы с документом и дата окончания работы с документом, в соответствии с внутренним планом компании. Может отличаться от Плана по договору, например, сокращенными сроками подготовки каждого раздела документа для обеспечения временного запаса в несколько дней.
Начало и окончание работы с разделом документа
Дата начала работы с разделом, которая устанавливается системой автоматически, когда исполнитель начинает работу над разделом документа, и дата окончания, которая также устанавливается автоматически, когда исполнитель загружает раздел документа в систему и подписывает раздел документа. На основании данных дат формируется график фактического исполнения, который, в последствии, сравнивается с планами для выявления задержек работы с разделами документа.
Описание примера
Проектная документация по проекту состоит из двух Стадий, на первой стадии подготавливаются разделы 1-6, на второй стадии подготавливаются разделы 7-13. Каждый раздел может быть подготовлен отдельным исполнителем.
План по подготовке документации состоит из двух независимых планов:
-План по договору
-Фактически план
Таким образом, внутренний план может отличаться от плана по договору для более детального отслеживания хода исполнения.
Настройка
Настройка документов
Чтобы документ участвовал в планировании, необходимо настроить свойства шаблона документа:
Планировать даты исполнения – позволяет включить возможность планирования для документа
Планировать даты исполнения по договору – регулирует использование планирования «по договору» (если не включено, то планирование будет осуществляться не по двум планам, а только по Фактическому плану
Показывать в Канбане пользователя – дополнительно позволяет работать с данным документом не только в блоке «Управление проектом», но и в канбане пользователя (важно для исполнителей, которые хотят контролировать документы через работу с Канбаном).
Настройка возможности участия в планировании документа осуществляется в «Редактировании шаблона документа»
Настройка исполнителей
Для настройки конкретных пользователей или членов команды проекта, которые могут работать с документом (стартовать работу, загружать файлы документа в систему, завершать работу и подписывать документ) помимо ответственного за этап, в котором находится документ и менеджера проекта, необходимо настроить список Авторов документа.
В качестве авторов могут выступать конкретные пользователи, а также члены команды проекта (назначаемые в процессе работы над проектом). Любой из авторов может начать работу с документом. Если Автор начал работу с документом, то другие Авторы уже не смогут работать с документом.
Настройка исполнителей осуществляется в «Редактировании шаблона документа»
Использование
Планирование документов
Подневное планирование документов осуществляется из списка проектов.
Нажатие на иконку 
позволяет перейти к экрану Планирования.
Для каждого документа в Этапе проекта можно установить планируемые даты начала и окончания работы с документом. При этом дата начала и окончания работы со всеми документами раздела рассчитываются автоматически, как самая ранняя дата начала работы с документом Этапа и самая поздняя дата окончания работы с документами Этапа.
Планы всего проекта также рассчитываются автоматически, на основании самой ранней даты планирования документа проекта и самой поздней даты окончания работы с документом в проекте.
В случае если планирование по договору отключено, то в планировании документов будет только одна строка “по плану”, что означает только фактическое планирование.
Также к Планированию документов можно перейти из любой формы работы с проектом через Навигатор проекта, в котором появляются два пункта:
-Планирование документов
-Просмотр плана документов
В случае, если в проекте есть хотя бы один документ, участвующий в процессе планирования.
Работа с документами в «Управлении проектом»
При работе с документом в Управлении проектом появляется дополнительный блок, показывающий текущее состояние план-факт для документа и позволяющий одному из Авторов работать с документом.
Чтобы начать работу с документом, Автор должен нажать на ссылку «Взять» (документ в работу). После этого документ переходит из состояния «Ожидание» в состояние «В работе» (см. картинку).
В случае, если у пользователя есть право на изменение даты начала работы с документом (данное право может быть выдано Роли отдельно), то Автор может поменять дату начала работу с документом. Как правило, данное право не предоставляется Авторам во избежание злоупотреблений, а присваивается менеджеру проекта или ответственному за Этап.
После того, как файл документа будет подготовлен и загружен в систему, у автора появляется возможность завершить работу с документом. Система автоматически фиксирует дату окончания работы с документом.
В документе отображается текущее состояние работы с документом (план и факт).
Синим цветом обозначен «План по договору», зеленым – «Фактический план», желтым – даты фактической работы с документом, красным – превышений дат фактической работы над «Фактическим планом». Превышение Факта рассчитывается в сравнении с Фактическим планом – План по договору не учитывается в расчете и несет исключительно информационную нагрузку.
График план-факта также отображается для всего проекта в целом (на основании план-фактов всех документов проекта). Дата в графике план-факта считается просроченной, если есть хотя бы один документ в проекте, у которого эта дата просрочена.
Работа с документами в Канбан
При подключении документа к Канбану (как была указано выше в разделе Настройка) появляется возможность взятия документа в работу и завершение работы с документом через Канбан. Перенос Автором документа в поле «В работе» аналогичен взятию документа в работу в форме управления проектом. Перенос документа в поле «Готово» аналогичен завершению работы с документом в форме управления проектом.
Работа с документами в Канбане удобна, когда существуют несколько исполнителей, работающих над одинаковыми разделами документов в нескольких проектах. Канбан позволяет этим авторам видеть все порученные им разделы и визуально оценивать необходимость взятие в работу наиболее востребованного на данный момент документа.
Просмотр графика план-факта
Чтобы посмотреть полный план=факт график проекта можно воспользоваться кнопкой 
в списке проектов (или элементом меню «Просмотр плана документов» в Навигаторе проекта).
График план-факта показывает все документы проекта, для которых настроена работа с план-фактом, а также все графики этапов и всего проекта целиком, что позволяет визуально оценить готовность документов и выявить просроченные документы.
